Het belang van timing in een vrijstellingsprocedure

Een werkgever die zich tot ons wendde had sinds 2002 een eigen regeling en werd in 2011 geconfronteerd met een brief waarin een bedrijstakpensioenfonds aansluiting eiste. Samen met de werkgever hebben we een plan opgesteld. Is het goed voor zowel werkgever als werknemer om vrijstelling aan te vragen? Welke kansen zijn er? Welke kaarten zetten we in? Wat kunnen we aantonen /bewijzen? Allemaal belangrijke vragen voorafgaand aan de procedure.

Samen met de werkgever kwamen we tot de conclusie dat we konden aantonen dat de activiteiten in de loop der jaren waren gewijzigd. Op basis van dit bewijs konden we een goed verzoekschrift opstellen waardoor het fonds meteen in de gaten had met een serieuze casus van doen te hebben. 

Voordat het verzoekschrift werd verstuurd, is goed bekeken welke inhoudelijke strategie we gingen volgen. Niet te vroeg in verband met de eisen en voorwaarden waaraan moet worden voldaan (het kunnen overleggen van verklaringen, bewijsstukken). Maar ook niet te laat omdat de relevante jurisprudentie ten aanzien van het indienen van vrijstellingsverzoeken regels stelt. Vanwege strategische redenen hadden we namens de werkgever 2 vrijstellingsgronden in stelling gebracht.

Naar aanleiding van het strategisch overleg met de werkgever is het verzoek ingediend. Na anderhalve maand pas antwoordde het bedrijfstakpensioenfonds dat het verzoek in behandeling was genomen. 

Binnen 8 weken moesten we aantonen dat we aan de eisen van de vrijstelling hadden voldaan. Dat zou een onhaalbare termijn zijn geweest als we niet van tevoren de juiste voorbereidingen hadden getroffen om de noodzakelijke bewijsstukken aan te kunnen leveren. Vanwege inhoudelijke discussies met de actuaris en jurist van het fonds is de termijn nog een keer opgerekt met 8 weken. Ook daarbij hadden we er profijt van dat we het proces goed hadden voorbereid. 

Na 16 weken waren we in staat alles in te dienen bij het bedrijfstakpensioenfonds. Na 20 weken ontvingen we het verlossende bericht dat een vrijstellingsbesluit was afgegeven. Al met al zijn we 32 weken bezig geweest om vrijstelling van aansluiting te krijgen. De strategische timing is daarbij van doorslaggevend belang geweest.