Het nut van grondige controle van pensioenpremies en pensioenaanspraken

Als alle werknemers keurig steeds een heel kalenderjaar in dienst bleven, en overige wijzigingen alleen per 1 januari werden doorgevoerd, dan was het leven van een pensioenuitvoerder heel simpel. Want het gaat juist met name fout bij tussentijdse mutaties in het deelnemersbestand. Dat is precies de reden waarom veel uitvoerders zoveel mogelijk tot standaardisering willen overgaan. Het idee is dat hoe minder mensenhanden ermee gemoeid zijn, hoe minder fouten er gemaakt kunnen worden. Straight Through Processing wordt dat genoemd. Maar in de praktijk is het een illusie dat het probleem daarmee uit de wereld is geholpen.

Niet alleen blijkt het dagelijkse noodzaak om te controleren of mutaties wel worden uitgevoerd en om uitvoerders bij te sturen, maar ook of dit leidt tot een juiste pensioen- en premieberekening.

Elke tussentijdse mutatie blijft een kans geven op fouten. Uit vrijwel elke controle op pensioenaanspraken en premies van pensioencontracten komen uit te voeren correcties naar voren.

Hieronder geven we slechts enkele voorbeelden uit een grote reeks van andere fouten die aan het licht kwamen tijdens onze controles. 

Een werkgever heeft een basisregeling tot een bepaald salarisniveau en daarboven een net wat anders ingerichte excedentregeling. Een verschil is dat in de basisregeling wel pensioen wordt opgebouwd over het variabele salaris en in de excedentregeling niet. Uit controle blijkt dat de pensioenuitvoerder het variabele salaris ineens ook meetelt in de excedentregeling. Aangezien juist deze groep werknemers een flink variabel salarisdeel heeft, is de pensioenopbouw en dus ook de in rekening gebrachte pensioenpremie veel te hoog. De premie wordt uiteraard gerestitueerd.

Variabele salarissen in combinatie met parttime dienstverbanden leveren ook veelvuldig foute pensioenaanspraken en premies op. 

Bij tussentijdse wijziging van de pensioenregeling vanwege bijvoorbeeld een wetswijziging maken pensioenuitvoerders vaak achter de schermen een zogenaamd apart administratiecomplex op. Oftewel feitelijk een nieuwe pensioenadministatie. De “oude” pensioenregeling (die in de ogen van u en van uw werknemers feitelijk dezelfde is omdat het nog steeds om hetzelfde contract gaat) wordt dan zoals dat heet premievrij gemaakt. Dit levert een grote foutkans op. Het premievrij maken wordt bijvoorbeeld ondanks keurig doorgeven van de correcte definitieve salarissen niet goed afgeknoopt, waardoor de pensioenpremies en de pensioenaanspraken over de verkeerde salarissen berekend. Of de fout treedt juist op bij het opvoeren van het nieuwe contract. 

Een werkgever heeft om moverende redenen verschillende BV’s. Werknemers switchen vaak van de ene BV naar de andere, maar feitelijk gaat het om een ononderbroken dienstverband bij de groep. De pensioenregeling van elke BV is bij dezelfde uitvoerder ondergebracht, maar wel in separate contracten. Daar gaat het bij het switchen tussen BV’s van de ene op de andere dag fout, doordat de uitvoerder blijkt te zijn overgestapt op een nieuw automatiseringsysteem. Er is een risicopartnerpensioen dat inhoudt dat het aantal dienstjaren de hoogte van de uitkering aan de partner bij overlijden van de werknemer voor een groot deel bepaalt. En door de switch van BV blijken de dienstjaren bij de vorige BV van dezelfde werkgever ineens niet meer mee te tellen. Dat levert een fors risico op voor zowel werkgever als werknemer want bij overlijden is de dekking van het partnerpensioen veel te laag.

Er zijn ook werkgevers die met sommige werknemers een dubbel dienstverband hebben. Het  gaat dan meestal om fulltime medewerkers die ook een oproepcontract  hebben voor buiten de reguliere werktijden. Over beide salarissen moet pensioen worden opgebouwd. En dat gaat vaker fout dan goed. Wij ontdekten bijvoorbeeld dat het bij een bedrijfstakpensioenfonds in de automatisering mis ging .Zodra het oproep- dienstverband erbij kwam, werd de pensioenopbouw over het vaste dienstverband (over het veel hogere salaris van het vaste dienstverband dus) te worden overschreven. Dat leverde een veel te lage pensioenopbouw op. We hebben het fonds hierop geattendeerd en suggesties aangedragen om dit administratief alsnog goed te kunnen inregelen en oplossen. Uiteindelijk hebben alle werknemers de pensioenopbouw gekregen die hen toekomt. 

Dezelfde situatie bij een verzekeraar leverde weer een ander probleem op. Over het salaris uit het extra dienstverband werd opnieuw de AOW-franchise in mindering gebracht. Dat was uiteraard niet de bedoeling want alle salariscomponenten die de werknemer van de werkgever ontvangt tellen samen mee als pensioengevend salaris. Nadat wij dit ontdekt hadden hebben we ook dit samen met de pensioenuitvoerder kunnen oplossen.